「これからはDXが必要です」
そんな言葉を耳にする機会が増えました。
でも、中小企業の現場では、こんな声もあるのではないでしょうか。
- DXと言われても、何をすればいいかわからない
- システムを導入するほどの予算がない
- 社内にITに詳しい人がいない
- 今の仕事を変える必要があるのかわからない
- 何か始めたいけれど、失敗したくない
DXという言葉が大きすぎて、自分たちの仕事と結びつかない。
実は、そこから考え始めてもいいのではないでしょうか。
業務設計・運用改善・システム開発に取り組む株式会社イーハイブでは、新しい技術を導入することだけでなく、今の仕事がどのように動いているのかを理解することを大切にしています。
DXの第一歩は、システムを探すことではなく、今の仕事を整理すること。
まずはここから始めてみることをおすすめします。
DXは、システムを導入することが目的ではありません
DXと聞くと、AI、クラウド、業務管理システムなどをイメージするかもしれません。
もちろん、これらは仕事を改善するための有効な手段です。
しかし、新しいシステムを導入しただけで、仕事が効率化するとは限りません。
例えば、紙の書類をExcelに置き換えたとします。
それまで紙に書いていた情報をパソコンに入力できるようになっても、同じ情報を別の書類に転記していたり、確認のために毎回印刷していたりすれば、仕事の流れそのものは大きく変わっていません。
むしろ、入力作業が増える場合もあります。
これは、デジタル化が悪いのではありません。
仕事の手順を見直さずに、道具だけを変えていることが原因かもしれないのです。
まず、普段の仕事を書き出してみる
では、最初に何をすればよいのでしょうか。
株式会社イーハイブでは、まず業務の流れを見えるようにすることが重要だと考えています。
難しい資料を作る必要はありません。
例えば、普段の仕事について、次のようなことを書き出してみます。
- お客様からの問い合わせを誰が受けているか
- 受け取った情報をどこに記録しているか
- 担当者への連絡をどのように行っているか
- 書類の作成や確認を誰が行っているか
- 責任者の承認が必要な仕事は何か
紙でも、ホワイトボードでも構いません。
書き出してみると、意外なことに気づく場合があります。
- 同じ情報を何度も入力している
- 担当者によって仕事の進め方が違う
- 特定の人がいないと仕事が進まない
- 以前から続けている作業の理由がわからない
こうした部分こそ、業務改善のきっかけになります。
例えば、問い合わせ対応を見直すとしたら
ここで、中小企業の問い合わせ対応を想定したケースを考えてみます。
想定ケース：問い合わせの引き継ぎがうまくいかない会社
ある会社では、お客様からの問い合わせを電話やメールで受けています。
担当者は内容をメモして、必要に応じて別の社員に伝えています。
ところが忙しい日には、連絡が遅れたり、誰が対応しているかわからなくなったりします。
お客様から再び問い合わせがあっても、最初から事情を確認し直さなければならないことがあります。
こうした状況になったとき、すぐに問い合わせ管理システムを導入するべきでしょうか。
システムが必要な場合もあるでしょう。
しかし、その前に確認しておきたいことがあります。
- 問い合わせを記録する場所は決まっているか
- 誰が対応するのか明確になっているか
- 対応済みかどうか確認できるか
- 担当者が休んでも引き継げるか
こうしたルールが決まっていなければ、システムを導入しても混乱が残る可能性があります。
一方、問い合わせ件数が少なければ、共有できる一覧表と簡単な運用ルールだけで改善できるかもしれません。
件数が増えて管理が難しくなった段階で、専用の仕組みを検討する方法もあります。
大切なのは、何を導入するかより、何を改善したいのかを先に決めること。
大きく変えるより、小さく試してみる
DXというと、会社全体の仕組みを一度に変えなければならないように感じるかもしれません。
でも、必ずしもそうではありません。
例えば、
- 書類の保存場所を統一する
- 毎月の集計作業を少し簡単にする
- 情報共有の方法を決める
- 担当者が不在でも確認できる記録を残す
- 承認が必要な仕事を整理する
こうした小さな取り組みも、業務改善の一歩です。
まず一つ試してみる。
現場で使ってみる。
うまくいかなければ、やり方を見直す。
その繰り返しによって、自分たちの会社に合った運用方法が見えてきます。
中小企業では、限られた人数で毎日の業務を進めています。
だからこそ、担当者に無理がかからず、続けられる仕組みを考えることが重要です。
AIを使う場合も、仕事の整理が先にあります
最近では、ChatGPTなどの生成AIを仕事に取り入れたいという話も増えています。
文章作成、資料の整理、問い合わせ対応の補助など、AIを活用できる可能性はさまざまです。
ただし、AIに任せたい仕事そのものが曖昧なままでは、期待した効果が得られないことがあります。
例えば、社内の問い合わせにAIで回答したい場合でも、社内ルールや業務マニュアルが整理されていなければ、AIが参照する情報が不足してしまいます。
AIを導入する前に、何を自動化したいのか、どの情報を使うのか、最終的に誰が確認するのかを整理する必要があります。
AIも、業務改善のための一つの手段です。
使うこと自体を目的にせず、仕事の仕組みの中でどう役立てるかを考えたいところです。
DXの第一歩は、現場の小さな疑問から
DXという言葉は、少し難しく聞こえるかもしれません。
でも、その出発点は身近なところにあります。
「この作業、毎回同じことをしているな」
「この確認、本当に必要なのかな」
「担当者が休んでも、仕事が進むようにできないかな」
そんな日々の小さな疑問から、仕事の仕組みを見直すことができます。
株式会社イーハイブは、システム開発そのものを目的とするのではなく、企業の仕事の流れを整理し、必要な仕組みを考えていくことを大切にしています。
既存の道具で十分な場合もあれば、クラウドサービスの活用や新しいWEBシステムの開発が必要になる場合もあります。
会社の規模も、業務の進め方も、困っていることもそれぞれ違います。
だから、すべての会社に共通する正解があるわけではありません。
DXを何から始めればいいかわからない。
そんなときは、まず一つの仕事を選び、その流れを書き出してみてはいかがでしょうか。
大きなシステムを導入する前に、改善できることが見つかるかもしれません。