ホームページ運用が止まってしまったときの改善の考え方

更新が止まった原因を、担当者だけの問題にしない

ホームページが更新されていないと、 「担当者が忙しい」 「書くネタがない」 「後回しになっている」 といった理由が挙がります。

ただ、それだけで終わらせると改善につながりません。

運用の流れを見てみると、別の原因が見つかることがあります。

• 誰が更新するのか決まっていない
• 何を掲載するのか決まっていない
• 原稿を書く人と公開する人が別で、途中で止まる
• 更新方法を一人しか知らない
• 社内確認に時間がかかる
• 更新作業そのものが複雑になっている

「更新できない」を作業ごとに分ける

ホームページ運用を立て直すときは、まず現在の作業を分けて考えます。

たとえば、お知らせを1本公開するまでに、次のような作業があるかもしれません。

この流れのどこで止まっているでしょうか。

原稿を書くところで止まっているなら、文章の作り方を変える方法があります。

社内確認で止まっているなら、確認する人や確認期限を決める方法があります。

登録作業で止まっているなら、操作方法や担当体制を見直す余地があります。

「ホームページを更新できない」という状態を、そのまま一つの問題として扱わないことが大切です。

更新頻度より、続けられる形を作る

ホームページ運用では、 「毎週更新する」 「月に4回更新する」 といった目標を先に決めることがあります。

ただ、更新回数だけ決めても、作業の流れが整っていなければ続きません。

毎週更新して3回で止まるよりも、月に1回でも無理なく続く仕組みを作る方が、情報は積み上がります。

たとえば、次のような小さなルールでも運用しやすくなります。

• 毎月、掲載するテーマを一つ決める
• 最初から文章を書かず、箇条書きで素材を集める
• 確認する人をあらかじめ決めておく
• 写真や原稿の保存場所を統一する
• よく使う記事の型を作っておく

この考え方は、ホームページ運用だけでなく、日々の業務改善にもつながります。

「この人しかできない」を減らす

ホームページ運用が止まる原因として、担当者への集中もあります。

「ホームページの更新は○○さんしかできない」 という状態では、その担当者が忙しくなると運用も止まります。

そこで考えたいのが、作業の属人化です。

• 更新手順を簡単にまとめる
• 画像サイズや文章の形式を決める
• 保存場所を統一する
• 誰がどこまで担当するかを決める

すべてを細かいマニュアルにする必要はありません。

「次の人が見ても分かる状態」にするだけでも、運用は続けやすくなります。

ホームページの問題に見えて、業務の問題ということもある

ホームページが更新されないと、 「システムを変えた方がいい」 「担当者を増やした方がいい」 と考えることがあります。

もちろん、それが必要な場合もあります。

一方で、システムを変える前に業務の流れを整理した方がいい場合もあります。

確認したいのは、

• 誰が更新するのか
• 何を更新するのか
• いつ更新するのか
• 誰が確認するのか
• どこで作業が止まっているのか

という基本的な部分です。

ここが曖昧なままだと、新しい仕組みを導入しても同じ場所で止まる可能性があります。

まずは今の流れを書き出してみる

ホームページが止まっている理由は、会社ごとに違います。

文章作成が負担になっている場合もあれば、社内確認に時間がかかっている場合もあります。 操作方法が分かる人が限られていることもあります。

まずは、一つの記事を公開するまでに「誰が何をしているか」を書き出してみる。

そこから、止まりやすい場所や負担が大きい場所を探します。

ホームページ運用の改善は、更新回数を増やすことだけではありません。

続けられる業務の流れを作ること。

そこから考えると、必要な改善策も見つけやすくなります。