CMSを入れる前に整理しておきたい3つのこと

「ホームページをもっと簡単に更新できるようにしたい」 「担当者だけで情報発信できるCMSを導入したい」

株式会社イーハイブには、このようなホームページ運用のご相談が寄せられます。

CMSは、専門的な知識がなくてもホームページを更新しやすくする仕組みです。 しかし、CMSを導入しただけで、継続的に情報発信できるようになるとは限りません。

実際の現場では、操作方法よりも先に、 「誰が更新するのか」「何を発信するのか」「何のために更新するのか」が曖昧なままになっていることがあります。

CMSを選ぶ前に運用の前提を整理しておくことで、導入後の行き違いや更新の停滞を減らしやすくなります。 今回は、CMSを入れる前に考えておきたい3つのことをご紹介します。

1．誰が更新するのか

最初に整理したいのは、ホームページを更新する担当者です。

「社内で更新できるようにしたい」と考えていても、実際に誰が作業するのかが決まっていなければ、更新は後回しになりがちです。

ホームページの更新には、文章を書く作業だけでなく、いくつかの役割があります。

• 掲載する情報を集める人
• 文章を書く人
• 写真や資料を用意する人
• 内容を確認する人
• CMSを操作して公開する人

これらをすべて一人で担当する会社もあれば、複数の部署で分担する会社もあります。

2．何を更新するのか

次に整理したいのは、ホームページで継続的に発信する内容です。

一口に「ホームページを更新する」と言っても、会社によって必要な情報は異なります。

• 会社からのお知らせ
• 商品やサービスの情報
• 導入事例やお客様の声
• 採用情報
• イベントやセミナーの案内
• 現場で得た知識やノウハウ
• よくある質問への回答

更新内容が決まると、CMSに必要な機能も見えやすくなります。

例えば、お知らせを年に数回掲載するだけであれば、複雑な機能は必要ないかもしれません。 一方で、複数の担当者が頻繁に記事を作成する場合は、公開前の確認機能や権限設定が重要になります。

CMSを選ぶ段階では、多機能かどうかに目が向きやすくなります。 しかし、実際に使わない機能が増えると、操作や管理が複雑になることもあります。

3．更新した先で何を目指すのか

3つ目は、ホームページを更新する目的です。

CMSを導入すると、更新作業そのものが目標になってしまうことがあります。 しかし、本来の目的は記事を公開することではありません。

例えば、ホームページの運用には次のような目的が考えられます。

• 会社の考え方や専門性を伝える
• 既存のお客様に必要な情報を届ける
• 問い合わせ前の不安や疑問を減らす
• 採用を検討している人に職場の様子を伝える
• 営業担当者だけに頼らず情報を届ける
• 会社の活動や実績を記録として残す

目的が違えば、発信する内容や更新頻度、記事の書き方も変わります。

例えば、採用を目的とする場合は、募集要項だけでなく、働く人や日々の仕事が伝わる情報が必要です。 お客様の疑問を減らしたい場合は、よくある質問や具体的な事例が役立ちます。

CMSは、運用を支えるための仕組み

CMSは、ホームページを更新しやすくする便利な仕組みです。 ただし、CMSが更新する内容を考えたり、社内の役割を決めたりしてくれるわけではありません。

誰が、何を、何のために発信するのか。

この3つが整理されていると、CMSは日々の情報発信を支える仕組みとして機能しやすくなります。

反対に、運用が曖昧なまま導入すると、最初は更新できていても、担当者の異動や業務の繁忙によって止まってしまうことがあります。

株式会社イーハイブは、ホームページやCMSを単なる制作物として考えるのではなく、会社の情報発信を継続するための業務設計の一部として考えています。

システムを導入する前に、現在の更新作業や社内の役割を整理する。 そのうえで、現場に合った機能や運用方法を選ぶ。

この順番を意識することが、導入後の負担を減らし、無理なく続けられるホームページ運用につながります。